Согласно правилам осуществления паспортизации отходов паспорт обязаны составлять все компании, ведущие работу по обращению с мусором, а также организации и предприятия, являющиеся источником утильсырья.
Разработка паспортов отходов регламентирована законодательно. В соответствии со ст. 14 ФЗ № 89 «Об отходах производства и потребления» все юридические лица или индивидуальные предприниматели в обязательном порядке должны присвоить всем наименованиям отходов, образовавшимся в производственных процессах, определенный класс опасности. На основании данных о составе отходов, оценки степени их негативного воздействия на окружающую среду составляется паспорт отходов.
Весь порядок паспортизации изложен в Постановлении РФ № 712. Там содержатся правила её проведения и типовая форма паспорта отходов I — IV классов опасности. Паспорт действует бессрочно и необходим для избежание штрафных санкций в результате проверки организации по экологии, данные документа используются в процессе определения платы за НВОС (негативное воздействие на окружающую среду). Кроме того, предъявление документа необходимо при подписании договора с региональным оператором по обращению с ТКО.
У юрлиц должны быть сведения о нормативах образования отходов. Эти документы могут оказаться необходимыми, в том числе в случае возникновения спорных ситуаций, когда юридическое лицо обращается к региональному оператору с заявлением о внесении изменений в договор в части уменьшения объёма образуемых ТКО.